ビジネスフォンとは？導入するメリットや選び方を解説！

ビジネスフォンとは、主装置と電話機を組み合わせた多機能な電話システムのことです。この記事では、ビジネスフォンの概要や機能について詳しく解説します。ビジネスフォンの選び方とともに、導入するメリット・デメリットについても解説するため、ぜひ役立ててください。

ビジネスフォンの概要

ビジネスフォンとは、主装置とよばれる小型の交換機と、電話機を接続した電話システムです。主装置につないだ電話機では、複数の便利な機能を利用できます。たとえば、通話中に保留したり、別の担当者へつないだりできます。また、複数人で同時に電話をつなぐことも可能です。

さらに、ビジネスフォンは内線通話にも対応しています。内線通話では通話料が発生しないため、社内の連絡手段としても便利です。ビジネスフォンを導入すれば、より効率的に業務に取り組みやすくなります。ビジネスフォンの機能や選び方については以下で詳しく解説するため、参考にしてください。

ビジネスフォンの機能

ビジネスフォンには、外線、内線、保留・転送といった機能があります。ビジネスフォンを使いこなすには、それぞれの機能についてよく理解することが大切です。ここでは、それぞれの機能について解説します。

外線

外線は、1つの代表番号で同時に複数の外線通話ができる機能です。設定次第で同時に通話できる人数を増やせます。なお、ビジネスフォンの場合、受話器を取るだけでは基本的に内線につながります。よって、外線を利用する際は、外線ボタンを押してから電話番号を入力しなければなりません。

内線

内線は、主装置に接続している電話機同士で通話できる機能です。各電話機に内線番号が付与されており、番号を指定して連絡する仕組みになっています。すでに触れたとおり、内線通話は無料で利用できます。設定によっては、物理的に離れている拠点同士でも無料の内線通話を利用可能です。

保留・転送

保留は、電話を待機状態にすることです。また、転送は、自分が受けている電話を別の担当者へつなげることです。保留と転送の機能を活用すれば、外線からの着信を担当者以外が受けた場合、一旦保留にしたうえで内線を通して転送できます。社員が多くても、保留と転送の機能を使えばスムーズに電話を取り次げます。

ビジネスフォンの選び方

ビジネスフォンにはさまざまな種類があるため、選び方に迷っている人もいるでしょう。ビジネスフォンを選ぶ際は、確認すべきポイントがあります。ここでは、ビジネスフォンの選び方について解説します。

回線の種類で選ぶ

ビジネスフォンを選ぶ際は、回線の種類を確認しましょう。電話回線には、加入電話（アナログ電話）とIP電話の2種類があります。加入電話を利用するには、電話回線とインターネット回線の2つが必要です。料金はそれぞれ支払う必要があります。一方、IP電話は、インターネットを経由して音声をデータ化して電話する方法です。光回線を1本引けば、電話もインターネットも利用できます。

必要な機能で選ぶ

ビジネスフォンにはさまざまな機能があるため、自社にとって必要な機能を見極めて選ぶとよいでしょう。外線、内線、保留・転送の機能以外にも、たとえば通話録音機能がついているビジネスフォンもあります。また、なかにはスマートフォンと連携できる機能を備えているビジネスフォンもあり、外出する社員が多い場合におすすめです。

必要な機能は企業によって異なるため、どのような機能があれば業務の効率アップにつながるか見極めて選びましょう。

利用台数や同時接続数を想定する

ビジネスフォンによって、利用台数や同時接続数の上限に違いがあります。自社に導入するビジネスフォンを選ぶときは、電話機を何台接続し、同時にどれくらい外線に接続する可能性があるか確認しましょう。

利用台数や同時接続数が多いほど料金は高くなるため、適切な数を見極める必要があります。ただし、利用台数や同時接続数を少なく見積もれば業務に支障が出る恐れもあるため、注意してください。

契約の種類で選ぶ

ビジネスフォンの契約方法は4つに大別できます。1つ目は新品を購入する方法であり、最も初期費用が高額になります。2つ目は中古品の購入です。新品を購入する場合と比較すると、価格は5分の1～4分の1程度になります。

3つ目は、リース会社と契約を交わしてビジネスフォンを利用する方法です。4つ目としては、レンタル会社からビジネスフォンを借りる方法があります。

ビジネスフォンのメリット

ビジネスフォンを導入すると、企業にとってさまざまなメリットがあります。具体的には、通信費の削減や業務の効率化です。ここでは、ビジネスフォンのメリットについて解説します。

通信費を削減できる

ビジネスフォンでは、主装置の活用により複数の電話機で1つの電話回線や電話番号を共有できます。そのため、電話機が複数あっても、通信料は回線1つ分しかかかりません。ビジネスフォンを導入すれば、通信費を大幅に削減できます。

また、ビジネスフォンなら、内線の通話料は発生しません。物理的に離れている拠点同士でも内線でやり取りできます。ビジネスフォンがあれば、費用をかけずに社内のスムーズな情報共有を実現できるでしょう。

電話業務を効率化できる

ビジネスフォンには、便利な機能が多く搭載されています。そのため、ビジネスフォンを導入すると、電話業務の効率化を促せます。すでに触れているとおり、たとえば、内線を有効活用すれば社内の情報共有がしやすくなるでしょう。

また、ビジネスフォンでは外線と内線を利用できるだけでなく、一旦保留にした通話を他の電話機へ転送することも可能です。異なるフロアの担当者にもすぐに転送できるため、電話業務に無駄な時間を割く必要がなくなります。

ビジネスフォンのデメリット

ビジネスフォンにもデメリットといえる部分は存在します。ビジネスフォンを導入する際は、デメリットをあらかじめ押さえておくと安心です。ここでは、ビジネスフォンのデメリットについて解説します。

初期費用がかかる

ビジネスフォンを導入するには、初期費用がかかります。具体的には、主装置と電話機を用意する必要があります。特に新品を購入する場合は、高い費用が発生するでしょう。また、ビジネスフォンの設置や回線工事などにも、それぞれ費用がかかります。

ビジネスフォンの導入にはまとまった初期費用が必要になるため、自社の予算や費用対効果をよく検討することが大切です。

リースの場合途中解約ができない

ビジネスフォンはリースによる導入もできます。リースとは、ビジネスフォンの代金や工事費などの総額を分割して支払う方法です。初期費用としてまとまった金額を用意できない場合も、リースならビジネスフォンを導入できる可能性があります。

しかし、リースは途中解約ができません。利用台数を増やすために主装置の入れ替えをする場合、料金が2重にかかります。ビジネスフォンの契約方法については、長期的な目線で検討しましょう。

まとめ～ビジネスフォンもビジネス回線も＜オフィス光119＞

ビジネスフォンにはさまざまな機能がついており、通信費の削減や電話業務の効率化に役立ちます。今回紹介した選び方を参考に、自社に合うビジネスフォンを選びましょう。

オフィス光119は、法人向けの光回線インターネットサービスです。累計取引実績は100万契約を突破しており、さまざまなトラブルにも丁寧に対応してきました。サポート満足度は86.7%（2019年度時点）を誇ります。法人向け通信サービスとして20年以上の実績があります。ビジネスフォンを利用する際のインターネット回線としても利用できるため、ぜひ導入をご検討ください。

オフィス光119の詳細はこちら